Quizás la forma más sencilla de localizar un archivo sea a través de la sección llamada Documentos recientes. Como su nombre lo indica, esta sección muestra un listado de los últimos documentos que fueron modificados en Excel. Al igual que sucede con Excel otros programas de Microsoft Office muestran los últimos archivos abiertos en ese programa.
Puedes utilizar los vínculos de esta lista para tener acceso rápidamente a los archivos. Esta característica está activada de forma predeterminada pero puedes desactivarla, volverla a activar o ajustar el número de archivos que muestra.
Si cierras un archivo y, a continuación, lo mueves a otra ubicación, usando por ejemplo el Explorador de Windows, el vínculo a ese archivo dejará de funcionar.
Si esta característica se desactivó y después se volvió a activar, sólo aparecerán los archivos que abras y guardes después de activarla.
Personalizar la sección de Documentos recientes
Ahora veamos como podemos modificar esta sección para que se ajuste a nuestras necesidades.- Haz clic en el botón de Microsoft Office
y, a continuación, haz clic en Opciones de Excel.
- Haz clic en Avanzadas.
- En Mostrar, en la lista Mostrar este número de documentos recientes, selecciona el número de archivos que deseas mostrar. Si no deseas mostrar ningún archivo, selecciona 0.
Otras formas de localizar un libro de Excel
Al hacer clic en el botón Abrir nos aparecerá un cuadro de dialogo similar al que se muestra en la siguiente imagen:
Como puedes observar, el cuadro de diálogo Abrir no es otra cosa que un Explorador de Windows a escala.
Si aprendes a sacarle provecho a esta ventana podrás localizar tu archivo sin ningún problema.
Para ello repasemos algunas de sus secciones y que en la imagen se encuentran identificadas con los números de 1 al 5:
Si aprendes a sacarle provecho a esta ventana podrás localizar tu archivo sin ningún problema.
Para ello repasemos algunas de sus secciones y que en la imagen se encuentran identificadas con los números de 1 al 5:
1) En principio nos muestra la dirección de la carpeta actual. Sin embargo a través de ella también podemos navegar, e incluso escribir directamente una dirección de un sitio en nuestra PC al que queramos acceder.
2) Es un cuadro de búsqueda el cual con base a lo que capturemos como argumento, generará un listado de los elementos encontrados dentro de la carpeta que se encuentra seleccionada y de sus subcarpetas.
No es necesario, obviamente, que vayamos a la carpeta exacta donde el archivo está situado, porque si lo supiéramos no necesitaríamos buscar nada, pero sí debemos abrir una carpeta que tenga el archivo en alguno de sus subniveles.
Cuando escribimos el nombre del archivo que buscamos nos daremos cuenta de que la búsqueda se realiza directamente, sin pulsar ningún botón. Windows desencadenará la búsqueda de forma automática. Esto nos permite que no haga falta que terminemos de escribir el nombre, a cada letra que escribamos el sistema irá mostrando resultados. Por ejemplo, si queremos buscar el archivo Crisantemo, es posible que al escribir "cri" ya lo hayamos encontrado. Este sistema permite que ahorremos tiempo.
3) Muestra un listado con accesos directos a los sitios que se encuentran configurados como favoritos en nuestra PC. Ello para facilitar tambien la navegación a sitios específicos.
4) Nos permite visualizar un árbol con la estructura de carpetas del sitio en el que nos encontramos.
5) Nos muestra un listado completo de carpetas y archivos disponibles en la ubicación seleccionada.
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